Een vertrouwenspersoon; wanneer is dat verplicht?

De werkgever heeft de verantwoordelijkheid om medewerkers te beschermen tegen ongewenste omgangsvormen, zoals pesten, discriminatie, (seksuele) intimidatie, geweld, of een te hoge werkdruk. Dit staat vastgelegd in de Arbowet. Een effectieve manier om deze bescherming te waarborgen, is door het aanstellen van een vertrouwenspersoon. Ongewenste omgangsvormen kunnen ernstige stress veroorzaken en leiden tot lichamelijke, psychische, of sociale klachten. Deze vormen van werkstress vallen onder Psychosociale arbeidsbelasting (PSA). Een vertrouwenspersoon kan een cruciale rol spelen bij het voorkomen van ongewenst gedrag en het bieden van ondersteuning aan medewerkers die hiermee te maken krijgen.

Verplichting in 2024

Volgens de Arbowet is de werkgever verplicht om een PSA-beleid op te stellen om psychosociale arbeidsbelasting te voorkomen of te beperken. Het aanstellen van een vertrouwenspersoon kan hierbij helpen. Tot voor kort was het hebben van een vertrouwenspersoon niet verplicht. Echter, vanaf 2024 moet iedere werkgever met meer dan tien medewerkers een vertrouwenspersoon hebben.

Taken van een Vertrouwenspersoon

Een vertrouwenspersoon is beschikbaar voor medewerkers die meldingen of klachten hebben over ongewenst gedrag. De taken van een vertrouwenspersoon omvatten onder andere:

• Luisteren naar medewerkers.
• Begeleiden van medewerkers.
• Voorlichten over rechten en procedures.
• Signaleren en adviseren over preventieve maatregelen.
• Rapporteren van incidenten aan de werkgever.

Besluitvorming en kenmerken

Het besluit om een vertrouwenspersoon aan te stellen wordt niet alleen door de werkgever genomen. Vanaf dit jaar moet de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiger hier ook bij betrokken worden. Het is belangrijk dat een vertrouwenspersoon bepaalde eigenschappen bezit, zoals:

• Toegankelijkheid.
• Luistervaardigheid.
• Vaardigheid in het voeren van lastige gesprekken.
• Empathie.
• Eerlijkheid.

Informeren en ondersteunen

Het is essentieel dat alle medewerkers op de hoogte zijn van wie de vertrouwenspersoon is en hoe zij contact kunnen opnemen. Daarnaast moet duidelijk zijn dat de vertrouwenspersoon een geheimhoudingsplicht heeft en vertrouwelijk met de informatie van medewerkers omgaat. De werkgever dient de vertrouwenspersoon voldoende tijd en ruimte te geven om zijn of haar taken adequaat uit te voeren.

Zorg ervoor dat de werkgever medewerkers actief informeert over de rol en beschikbaarheid van de vertrouwenspersoon. Een goed ingericht kantoor waar medewerkers vertrouwelijk kunnen spreken met de vertrouwenspersoon is hierbij van groot belang.