Sociale veiligheid in de Nederlandse wetenschap - Van papier naar praktijk

Om ongewenst gedrag aan wetenschappelijke instellingen te bestrijden is het nodig veel meer aan preventie te doen. De huidige aanpak richt zich vooral op klachtafhandeling, maar de sociale veiligheid aan universiteiten en onderzoeksinstituten verbetert pas echt door gedrag op de werkvloer structureel onderwerp van gesprek te maken.

Dat vraagt om een andere cultuur die is verankerd in een nieuwe manier van leiding geven. De KNAW heeft op verzoek van de minister van OCW de gids Sociale veiligheid in de Nederlandse wetenschap - Van papier naar praktijk gemaakt met handreikingen en tips om de problemen met ongewenst gedrag te voorkomen of vroegtijdig bij te sturen. Hiermee wil de KNAW een proces in gang zetten waarmee de sociale veiligheid in de Nederlandse wetenschap wordt vergroot.

Ongewenst gedrag is ook in de wetenschap een hardnekkig probleem: de grote werkdruk leidt de aandacht af van een goede samenwerking. Sterke afhankelijkheidsrelaties werken machtsmisbruik in de hand. Bestuurders, leidinggevenden, melders en omstanders, HR-medewerkers en vertrouwenspersonen krijgen moeilijk zicht op ongewenst gedrag en ervaren vooral ongemak en onmacht als ze ermee te maken hebben.

Met de gids wil de KNAW inzicht geven welke krachten in de organisatie en cultuur van de wetenschappelijke wereld deze problemen uitlokken en in stand houden. Zo wordt duidelijk hoe je stapsgewijs aan de slag kunt om daar tegenwicht aan te bieden. Bijvoorbeeld door niet te wachten tot er iets echt mis is, maar voortdurend aandacht te hebben voor de vraag welk gedrag wenselijk is. Alleen zo kun je gedrag vroegtijdig en preventief bijsturen en ervan leren als het niet lukt om adequaat op te treden.

Om zo’n cultuurverandering tot stand te brengen is het nodig deze te verankeren in de organisatie: die heeft een taak in het toetsen en ontwikkelen van professionele vaardigheden van haar medewerkers op het gebied van relaties, emoties en communicatie. Leidinggevenden hebben hierbij een voorbeeldfunctie en ze zijn verantwoordelijkheid voor de goede samenwerking binnen hun team.

Sociale veiligheid is een voorwaarde voor goede wetenschap. Alleen in een veilige omgeving delen mensen kennis en komen kwaliteiten van alle teamleden tot hun recht. Ook zijn de kosten van onwenselijk gedrag hoog, voor het welzijn en de productiviteit van de betrokken personen, voor het vertrouwen in de leidinggevenden en de reputatie van de organisatie, maar ook financieel. Dat laatste kan in de tonnen lopen, volgens berekeningen in de gids - denk aan medewerkers die zich ziek melden, of de kosten rond ontslag.

Sociale veiligheid in de Nederlandse wetenschap - Van papier naar praktijk geeft een analyse en aanbevelingen voor de organisatiestructuur, de cultuur op de werkvloer en de systemen om ongewenste zaken bij te sturen. Daarnaast zijn er praktische handreikingen waarmee iedereen aan de slag kan. In de gids staan ervaringen van decanen, melders, vertrouwenspersonen en anderen, en een overzichtelijke EHBO bij gevallen van ongewenst gedrag.

De gids is gemaakt door een commissie onder leiding van Naomi Ellemers, sociaal- en organisatiepsycholoog en universiteitshoogleraar aan de UU. Leden van de commissie waren Frank Baaijens (TUE), Huub Dijstelbloem (UvA), Yvonne Erkens (UL), Halleh Ghorashi (VU), Sandra Groeneveld (UL), Marian Joëls (UMCG) en Michael Wise (SRON).

Dat vraagt om een andere cultuur die is verankerd in een nieuwe manier van leiding geven. De KNAW heeft op verzoek van de minister van OCW de gids Sociale veiligheid in Nederland - Van papier naar praktijk gemaakt met handreikingen en tips om de problemen met ongewenst gedrag te voorkomen of vroegtijdig bij te sturen. Hiermee wil de KNAW een proces in gang zetten waarmee de sociale veiligheid in de Nederlandse wetenschap wordt vergroot.

Publicatie Sociale veiligheid in de Nederlandse wetenschap - Van papier naar praktijk

Het advies in het kort

Sociale veiligheid is een voorwaarde voor goede wetenschapsbeoefening, maar in de praktijk gaat het vaak mis, en dat heeft grote gevolgen voor alle partijen. Terwijl er op papier al heel veel gebeurt om ongewenst gedrag tegen te gaan.
Om van papier naar praktijk te komen, brengt dit advies onzichtbare krachten in beeld en laat het zien hoe je tegenkrachten kunt organiseren:
Dat vraagt een integrale benadering: een cultuurverandering die verankerd wordt in structuren en systemen, met alle actoren en voor alle vormen van ongewenst gedrag;
Een cultuurverandering vereist aandacht voor het proces: het lukt alleen in samenspraak, stapsgewijs, en door steeds bij te sturen.

Organisatiestructuur als voedingsbodem

De organisatiestructuur zet sociale veiligheid nu steeds onder druk:

Schaarste van middelen en werkdruk bedreigen de kwaliteit van werken;
Machtsverschillen en afhankelijkheden stellen samenwerking op de proef;
De complexe organisatie bemoeilijkt zichtbaarheid en afstemming van gedrag.

Aanpassingen in de organisatiestructuur kunnen de druk op sociale veiligheid neutraliseren:

Investeringen heffen de negatieve effecten van schaarste en werkdruk alleen op als ze ook de samenwerking verbeteren;
Het organiseren van verantwoordelijk leiderschap gaat machtsmisbruik tegen;
Een fijnmazige structuur om gedragsrisico’s in kaart te brengen doet recht aan de complexiteit van de organisatie.

De cultuur op de werkvloer

De cultuur op de werkvloer is niet gericht op het bespreken van gedrag:

Gedrag wordt als vaststaand gegeven gezien en is dus geen onderwerp van gesprek
Vaardigheid om over gedrag te spreken ontbreekt en wordt niet geprioriteerd
Toch houdt men het beeld in stand dat iedereen kan meepraten

Met elkaar spreken over wenselijk gedrag kan veel problemen voorkomen:

Praten over gedrag geeft zicht op de oorzaken en gevolgen ervan
De organisatie heeft een taak in de ontwikkeling van vaardigheden die bijdragen aan sociale veiligheid
Door iedereen een stem te geven kun je ongeschreven regels ter discussie stellen

Het systeem om bij te sturen

De huidige aanpak richt zich op klachtafhandeling in plaats van preventie, waardoor problemen escaleren en vertrouwen verdwijnt:

Preventie komt niet goed van de grond omdat de zorg voor sociale veiligheid noch op papier noch in de praktijk voldoende helder is vormgegeven
In het geval van ongewenst gedrag komt de werkgever in een spagaat van verantwoordelijkheden terecht
Het is moeilijk om een evenwicht tussen deze verantwoordelijkheden te realiseren, waardoor geen van de betrokkenen zich goed en rechtvaardig behandeld voelt

Met een systematische aanpak, gericht op preventie en tijdige bijsturing, zorg je voor iedereen:

Door papieren richtlijnen samen uit te werken breng je gedragscodes tot leven
Om escalatie te vermijden is tijdige bijsturing nodig
Het verbinden van mensen die samen problemen oplossen biedt een vangnet voor alle betrokkenen